1、若熟人找且在的话，就立即转告，让接电话。当需要把电话转给时，在传达电话前，要清楚表达“xx公司xx先生打来的电话”，同时，要把从对方得到的消息，简洁、迅速地传给，以免对方再重复一次，同时让你的有个思想准备。
2、若是不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按意图妥善处理；有时需要机智巧妙，避免给接通他所不想接的电话，秘书有责任使避开浪费时间的、不必要的电话，有责任辨别乐于和哪些人通电话，并应通晓如何巧妙地对待他人。如说：“对不起，先生。xx刚离开办公室。”或：“我不知何时能找到他。”
3、若正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。
4、若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。
5、若对方要找的人不在时，应温和地转告对方，并可主动提出是否需要帮助，是否可找别人讲话以及对方的电话号码等，以便再与其联络，要简单答“他不在”，这样会显得鲁莽而无礼。要是对方有留言，必须确实记住留言内容：
(1)何时何人来的电话？
(2)有何要事？
(3)需要回电话吗？
(4)回电话的对象是谁，如何称呼？
(5)是否再打过来？
(6)对方电话号码等等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来的时能看到。
